Obligations légales et réglementaires des organismes de formation professionnelle

Ces obligations légales et réglementaires sont :

1 - La déclaration d’activité

Anciennement déclaration préalable d’existence.

Il faut cependant retenir que le numéro de déclaration d’activité n’est qu’un simple numéro d’enregistrement et qu’il ne doit en être fait mention sur aucun document à vocation publicitaire ou informative, pas plus qu’il ne doit figurer sur le papier à lettre. Seule la mention « enregistrement sous le numéro.... auprès du préfet de Région de ... doit figurer sur les conventions de formation et les contrats que signe l’organisme (article R 921-5 livre IX du Code du Travail).

2 - Les organismes de formation et exonération de la T.V.A.

Toutes les personnes de droit privé, physiques ou morales, qui réalisent des opérations de formation professionnelle continue peuvent demander l’attestation quelle que soit leur forme juridique (associations loi de 1901, société commerciale..) Dont acte. (instruction n° 4 du 03.02.1995)

Pour les détails se référer au chapitre loi du 1er juillet 1901.

3 - La publicité et le démarchage

La publicité écrite doit mentionner :
 les moyens pédagogiques,
 les titres ou qualités des personnes chargées de la formation,
 les tarifs applicables et les modalités de règlement
 les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d’abandon en cours de stage.

En outre, le démarchage pour le compte du dispensateur de formation est interdit lorsqu’il est rémunéré par une commission et qu’il a pour objet de provoquer la vente d’un plan ou la souscription d’une convention de formation (article 920.7 du livre IX du code du travail).

4 - Le bilan pédagogique et financier

Le bilan financier est un décompte détaillé des sommes correspondant au chiffre d’affaires formation de l’organisme, au titre de l’année civile précédente.

Le total des produits qui apparaît sur le bilan financier doit donc correspondre au montant des produits d’exploitation qui figure au compte de résultats (classe 6 et 7 du plan comptable).

Le bilan pédagogique rassemble les éléments statistiques sur l’activité de l’organisme.

5 - La comptabilité

Les dispensateurs de formation de droit privé doivent établir chaque année :

 les comptes annuels (article L 920-8 du code du travail) selon les principes et méthodes du code du commerce (article R 923-1).
 un bilan pédagogique et financier accompagné du bilan ; du compte de résultat et de l’annexe (article L 920-5) et l’adresser à l’autorité administrative.

Ce bilan doit comporter notamment toutes les données comptables relatives aux actions de formation (article R 920-7).

Ces organismes subissent deux contrôles externes :
 le premier par l’État sous la forme d’abord d’un contrôle administratif et financier (article L 991-1) et ensuite d’un contrôle des conditions d’exécution des actions de formations financées par lui (article 991-2).
 le deuxième par un commissaire aux comptes.

En effet, la désignation d’au moins un commissaire aux comptes et un suppléant (pour six ans) est obligatoire lorsque, à la fin de l’année civile ou à la clôture de l’exercice, deux des seuils suivants sont dépassés (décret n° 91.1107 du 23.10.1991 de l’article R 923-2 du code du travail.)
 nombre de salariés supérieur à 3 ;
 chiffre d’affaires ou ressources hors taxes supérieur à un million de francs ;
 total du bilan (classe 1 à 5 du plan comptable) supérieur à 1 million cinq cent mille francs.

NDLR : certaines conventions avec des organismes publiques exigent la désignation d’un commissaire aux comptes même si les données de l’organisme sont inférieures à celles décrites ci-dessus.

6 - Le règlement intérieur

L’établissement d’un règlement intérieur applicable aux stagiaires est obligatoire dans tous les organismes de formation quelque soit leur statut (article L 920-5-1).

Ce règlement intérieur est un document écrit par lequel l’organisme de formation professionnelle :
 rappelle les principales mesures applicables en matière d’hygiène et de sécurité ;
 fixe les règles applicables en matière de discipline ;
 précise les modalités de représentation des stagiaires.

7 - Le conseil de perfectionnement

Les organismes de formation doivent consulter un conseil de perfectionnement s’ils souscrivent des conventions de formation professionnelle avec l’État (article L 920-5.2).

8 - La formation à titre individuel

Lorsqu’une personne physique entreprend une formation à titre individuel et à ses frais, un contrat doit être conclu entre elle et l’organisme de formation (article L 920-13).

A peine de nullité, ce contrat doit préciser :
 la nature, la durée, l’objet des actions de formation, les effectifs concernés ;
 le niveau de connaissance requis pour suivre la formation et obtenir les qualifications auxquelles elle prépare ;
 les conditions dans lesquelles la formation est donnée aux stagiaires (moyens pédagogiques et techniques, contrôle des connaissances, nature de la fonction de la formation) ;
 les diplômes, titres ou références des formateurs ;
 les modalités de paiement ;
 les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d’abandon en cours de stage.

Dans un délai de dix jours à compter de la signature du contrat, le stagiaire peut se rétracter par lettre R/AR.

9 - Le contrat de sous-traitance

Lorsqu’un organisme de formation ne peut assurer tout au partie d’une formation, il peut conclure un contrat de sous-traitance avec un autre organisme, qui doit lui aussi être préalablement déclaré.

Ce contrat est obligatoirement écrit et porte sur une prestation de formation clairement déterminée dans ses contenus et dans sa durée.

L’organisme signataire de la convention première est le donneur d’ordre et garde la responsabilité du contrôle et du suivi de la formation dispensée par le sous-traitant.

Le paiement s’effectue par une facture établie par le sous-traitant au nom de l’organisme donneur d’ordre et après réalisation de la prestation.

Dans le cas d’un formateur individuel, le contrat de sous-traitance n’est justifié que si ce sous-traitant a une activité régulière et conséquente dans le domaine de la formation, avec une clientèle qui lui est propre.

Dans tous les autres cas, l’intervention (même courte) doit être rémunérée sous forme de salaire y compris si le sous-traitant a, pour des activités dans un autre domaine, le statut de travailleur indépendant.

Quels que soient la forme contractuelle et le mode de rémunération convenus initialement par les parties, l’URSSAF est seule compétente pour apprécier si la prestation relève ou non d’un contrat de sous-traitance.

10 - Les documents à remettre au stagiaire

L’organisme de formation doit remettre au stagiaire avant son inscription et le début de l’action :

 le programme détaillé du stage ;
 la liste des formateurs pour chaque discipline avec indication de leurs titres et ou qualités ;
 les horaires prévus ;
 le règlement intérieur ;
 une attestation de présence à l’issue du stage et à défaut d’autres formes de validation ou de reconnaissances des acquis.

11 - Nature d’une action de formation

La typologie des actions de formation figure à l’article L900-2 du code du travail :

 les actions de préformation et de préparation à la vie professionnelle qui visent les personnes sans qualification et sans emploi...
 les actions d’adaptation.
 les actions de promotions. Elles ont pour objet de permettre à des travailleurs d’acquérir une qualification plus élevée.
 les actions de prévention.
 les actions de conversion. Elles ont pour objet de permettre à des travailleurs salariés dont le contrat de travail est rompu d’accéder à des emplois exigeant une qualification différente ou des travailleurs non salariés d’accéder à des nouvelles activités professionnelles.
 les actions d’acquisition d’entretien ou de perfectionnement des connaissances.

L’article L900-3 de ce même code du travail stipule que tout travailleur engagé dans la vie active ou toute personne qui s’y engage a droit à la qualification professionnelle et doit pouvoir suivre, à son initiative, une formation lui permettant, quel que soit son statut d’acquérir une telle qualification.

Ce crédit formation a pour objet de permettre à toute personne d’acquérir une telle qualification et donne droit :
 à un bilan de compétences et à l’élaboration d’une projet personnalisé de parcours de formation ;
 à la prise en charge de tout ou partie de cette formation, dans le cadre des orientations arrêtées dans leur champ de compétences respectif, par l’état, les régions, les organisations professionnelles et les syndicats d’employeurs et de salariés représentatifs au plan national.

Les quelques lignes qui suivent sont tirées du guide des organismes de formation professionnelle édité par le service régional du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle d’Aquitaine.

Les actions de formation professionnelle doivent s’inscrire dans l’une des catégories énumérées ci-dessus.

En conséquence, les actions d’information, de simple adaptation à un poste de travail, les défis physiques et mentaux, les actions à finalité psycho physio thérapeutique, le conseil, les colloques et symposiums, les activités de loisir, etc. ne peuvent faire l’objet de conventions ou de contrats de formation professionnelle.